Metodología

Fase 1: Investigación y Análisis

Objetivos del Cliente

Realizar reuniones iniciales con el cliente para comprender sus objetivos, su público objetivo y el mensaje que desean comunicar.

Análisis de Mercado

Investigar tendencias actuales en eventos y conferencias, así como análisis de competidores y benchmarking, lo cual nos permite comparar los procesos, productos y servicios de los competidores para mejorar nuestro trabajo

Análisis de Audiencia

Segmentar al público objetivo y entender sus preferencias y comportamientos.Se hace una segmentación demográfica, psicográfica y de comportamiento del consumidor para así poder crear perfiles detallados que representen a nuestro cliente ideal.

Fase 2: Conceptualización y Diseño Creativo

Desarrollo del Concepto:

Generar ideas creativas basadas en los objetivos del cliente y el análisis de audiencia

Elementos Visuales:

Crear un concepto visual que incluya logotipos, paletas de colores y diseños de materiales promocionales.

Innovación:

Incorporar elementos innovadores como realidad aumentada, aplicaciones para eventos o interactividad en redes sociales.

Fase 3: Planificación Estratégica

Plan de Proyecto:

Desarrollar un plan detallado que incluya cronogramas, presupuestos y recursos necesarios.

Selección de Proveedores:

Identificar y contratar proveedores de confianza para logística, catering, tecnología, etc.

Uso de Tecnología:

Integrar plataformas de gestión de eventos (por ejemplo, Eventbrite, Whova) para facilitar la organización y el seguimiento.

Fase 4: Ejecución del Evento

Coordinación en el Lugar: 

Supervisar la instalación y configuración del lugar, garantizando que todos los elementos estén listos y funcionando.

Gestión en Tiempo Real:

Utilizar herramientas de gestión de proyectos para monitorear el progreso y resolver problemas rápidamente.

Interacción en Vivo:

Fomentar la interacción en tiempo real a través de encuestas, preguntas y redes sociales.

Fase 5: Comunicación y Marketing

Promoción Pre-Evento:

Desarrollar una estrategia de marketing que incluya redes sociales, correo electrónico, blogs y publicidad en línea para generar expectativa.

Contenido en Vivo:

Crear contenido en tiempo real durante el evento, como publicaciones en redes sociales, blogs o transmisiones en vivo.

Post-Evento:

Enviar agradecimientos, encuestas de satisfacción y resúmenes del evento a los asistentes.

Fase 6: Evaluación y Retroalimentación

Análisis de Resultados:

Recopilar datos sobre la participación, la satisfacción de los asistentes y el retorno de inversión (ROI).

Reuniones de Retroalimentación:

Organizar reuniones con el equipo y el cliente para discutir los resultados y áreas de mejora.

Innovación Continua:

Identificar lecciones aprendidas y adaptar la metodología para eventos futuros, asegurando la evolución constante.