Las 5 claves para conseguir una comunicación efectiva
La comunicación es la herramienta esencial para hacer bien el trabajo, ya que es a través de esta donde se tiene que explicar los objetivos que tenemos como empresa y como se tienen que conseguir con la ayuda de nuestros trabajadores.
Esta comunicación tiene que ser bidireccional, es decir, no solo la empresa tiene que comunicarse, sino que también los empleados deben de comunicarse con sus superiores para mostrar sus progresos, sus inconformidades o proponer mejoras para el negocio.
Por tanto, la comunicación efectiva es el proceso de compartir ideas, pensamientos, conocimientos e información de la forma más comprensible para que el receptor del mensaje comprenda el contenido sin dificultades. Para llevarla a cabo, hay una serie de elementos que debéis tener en cuenta.
1. Escucha activa
Aunque parezca una tarea muy fácil, uno de los errores más comunes en comunicación es convertir un diálogo en un monólogo.
Es esencial escuchar con atención, no solo hablar y oír, sino escuchar, y sobre todo mostrar interés en la conversación que se está manteniendo.
2. Mensaje claro y conciso
La figura del emisor el fundamental, el mensaje que transmite tiene que estar claro. La compañía tiene que fijar sus objetivos y definir de qué manera los va a transmitir a sus empleados o al público. Además, se recomienda usar un vocabulario de fácil comprensión, que no sea ambiguo e intentar no usar muchos tecnicismos.
Si el mensaje no es claro y conciso, nunca llegará la información correctamente.
3. Lenguaje no verbal
A la hora de comunicar debes tener en cuenta tus gestos y tus movimientos, ya que estos tienen que corresponder con el mensaje que estás explicando, y de esta manera transmitirás seguridad y coherencia.
Es clave mirar a los ojos mientras estás manteniendo una conversación, pero esta mirada se tiene que sostener de manera natural y mostrando interés, pero nunca debes hacerlo de forma forzada y por obligación. Si evitas el contacto visual puede parecer falta de seguridad o que estás mintiendo, así que es fundamental mantener el contacto visual.
En cuanto a la voz, tienes que tener presente que dependiendo del contexto, de la situación en la que estés, y del mensaje que estés dando, tienes que tomar un tono de voz u otro.
4. Retroalimentación
La comunicación efectiva solo se logrará cuando sea bidireccional, y para eso, es importante mostrar interés en lo que el otro está explicando, saber escuchar, etc.
Además, tienes que respetar los turnos de palabra, y no interrumpir el discurso de la otra persona. En caso de que esto no se respete, la comunicación no fluirá, y se volverá incómoda y lenta.
Es necesario respetar el tiempo de la otra persona y hacer nuestra aportación cuando haya terminado. Para no perder el hilo, puedes tomar algunas notas de lo que ha dicho, pero apunta palabras sueltas y claves, ya que si dedicas mucho tiempo a escribir parecerá que estés más atento a apuntar que al mensaje que te está transmitiendo.
5. Tener empatía
La empatía es una capacidad muy positiva para lograr una comunicación efectiva, ya que la gente agradece que te puedas poner en su sitio y entender lo que te están explicando.
A veces esta cualidad no la tiene todo el mundo, pero se puede entrenar, y tener fácilmente. Una vez entrenada, en seguida verás una notable mejoría en las relaciones comunicativas, puesto que se creará un clima de confianza y de entendimiento, y los receptores verán al emisor como alguien cercano con quien se puede hablar.
En esta misma línea de consejos, una técnica que está muy de moda es la técnica del sándwich, que nos ayuda a expresar una crítica o una negativa sin que sea mal recibida por la otra persona.
Esta técnica es relativamente sencilla de usar si sigues el siguiente orden; primero, formula un elogio sobre la otra persona. A continuación, comunica la crítica, y por último, termina con un mensaje o una propuesta positiva.
Libros que llevarán tu comunicación a otro nivel
Conocer y practicar las diferentes formas de comunicación nos permitirá transmitir con eficacia y llegar a una audiencia más amplia. En este artículo te recomendamos algunos libros que te ayudarán a mejorar radicalmente tu comunicación.
Mario Tascón y Prodigioso Volcán (2021) Presentaciones de impacto. Larousse
Con un diseño excelente, este manual te ayuda a diseñar diapositivas efectivas y visuales para apoyar tu discurso y mucho más. Una presentación bien hecha requiere entender las emociones y crear un mensaje potente. Las imágenes, gráficos y videos pueden ser poderosos aliados para transmitir información de manera más atractiva, mediante recursos que refuercen tu mensaje y ayuden a captar la atención de tu audiencia.
Mario Tascón, director y fundador de Prodigioso Volcán, tiene una amplia experiencia en el periodismo (El País, El Mundo) y en el sector de la comunicación. Sus recomendaciones son muy útiles: evita la ambigüedad y la jerga, y apuesta por un lenguaje claro y sencillo para transmitir tus ideas de manera efectiva. Las narrativas también son una excelente forma de captar la atención y conectar con tu audiencia. Tascón recomienda utilizar historias relevantes y bien estructuradas, que ayudará a que tu audiencia recuerde mejor la información que estás comunicando.
Carmine Gallo (2016). Hable como en TED: Nueve secretos para comunicar utilizados por los mejores. Conecta.
La comunicación se ha convertido en la verdadera clave para el éxito. Por ello, las conferencias TED, seguidas por millones de personas en todo el mundo, han redefinido las reglas para cautivar a cualquier auditorio. El especialista en comunicación Carmine Gallo ha realizado un estudio exhaustivo de las conferencias TED más vistas y de las técnicas que utilizan los mejores ponentes. Con los resultados obtenidos, su propia experiencia como orador y las entrevistas realizadas a neurocientíficos, psicólogos y expertos en comunicación, ha confeccionado este libro eminentemente práctico.
Hable como en TED contiene los secretos para aprender a expresarnos con seguridad y triunfar en cualquier intervención en público. Carmine Gallo plantea qué debemos hacer para conseguir que una conferencia funcione y sea memorable. Con ejemplos reales detallados, información contrastada y mucha pasión, nos revela los secretos que podemos incorporar en nuestras presentaciones para que la audiencia nos siga con atención.
Paul Elkman (1972) El rostro de las emociones. RBA
¿Qué hace que se desaten las emociones? ¿Es posible controlarlas? ¿Por qué algunas personas saben enmascarar sus emociones y otras no pueden ocultarlas? En este clásico, Paul Ekman nos invita a un viaje fascinante a través de las emociones donde descubriremos qué revelamos con nuestras expresiones faciales y cómo interpretar las de los demás. Se basa en décadas de una investigación realizada por Ekman y su equipo; es lectura obligada para cualquiera interesado en la comunicación no verbal y en las emociones humanas.
Paul Ekman fue el primer psicólogo en utilizar el análisis de la expresión facial en la detección de mentiras. El investigador descubrió que las expresiones faciales universales, como la sorpresa, la ira, el miedo y el disgusto, son difíciles de falsificar y pueden ser utilizadas para detectar mentiras. Sus técnicas han sido utilizadas en campos como la investigación criminal, el interrogatorio de sospechosos y la detección de mentiras en las entrevistas laborales. Ekman argumenta que, si somos capaces de reconocer nuestras propias emociones y las ajenas, podemos manejarlas de forma más efectiva y mejorar nuestras relaciones interpersonales.
Carlos Salas (2017) Storytelling, la escritura mágica: Técnicas para ordenar las ideas, escribir con facilidad y hacer que te lean. Amazon
El principal objetivo de la escritura es lograr que te lean. Pero, ¿cuántas personas logran captar la atención de sus lectores? Muy pocas. La mayor parte de las cosas que se escribimos están desordenadas, son caóticas, con frases muy largas, sin buena puntuación o con descripciones incomprensibles y aburridas. Así es imposible captar la atención por mucho tiempo. Para captar la atención, la técnica más eficaz es el storytelling, para que los lectores se sientan atrapados desde el principio. Según Salas, el storytelling consiste en presentar una situación, añadir complicaciones, crear preguntas y exponer soluciones. Es la técnica que usan los guionistas de cine y de televisión, con una mezcla de suspense y trucos de pensamiento visual. Se puede aplicar hasta en los documentos más sencillos, en los informes, en las cartas y en cualquier artículo.
Carlos Salas es periodista y escritor, imparte clase en varias universidades y escuelas de negocio en España y América Latina y cursos de formación en comunicación en consultoras y empresas como Repsol, Indra, Pfizer o Cepsa. Su obra es muy recomendable para quienes han de organizar un enorme volumen de información y no saben por dónde empezar.
